Management Assistance (f/m/d)

Zur Unterstützung unseres Office Management Teams suchen wir einen Managament Assistant (w/m/d) für unser Büro in München.

WAS DU TUN WIRST

1. Executive Support (50%)

• Strategisches Kalendermanagement: Verwaltung eines äußerst komplexen Terminkalenders; Sicherstellung, dass die Agenda des CEOs mit den strategischen Prioritäten übereinstimmt und die Zeit optimal genutzt wird
• Gatekeeping & Repräsentation: Hauptansprechpartner:in für interne und externe Stakeholder. Agiere als „Gatekeeper“ und „Gateway“ für den CEO und stelle sicher, dass der Zugang effektiv gesteuert wird
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Erstellung von Agenden, Briefing-Unterlagen und Präsentationen für Führungstermine
• Reisen & Logistik: Planung und Organisation komplexer nationaler und internationaler Reisen, einschließlich detaillierter Reisepläne, Terminabstimmungen und relevanter Unterlagen für Meetings

2. Teamführung & Operations (50%)

• Teamleitung: Rekrutierung, Einarbeitung, Training und Führung eines kleinen Teams von Administrativen Assistent:innen. Durchführung regelmäßiger 1:1-Gespräche und Leistungsbeurteilungen
• Kapazitäts- & Ressourcenplanung: Überwachung der Arbeitsauslastung des Admin-Teams, um eine reibungslose Abdeckung in Spitzenzeiten, während Urlaubsphasen oder bei Krankheit sicherzustellen. Bedarfsgerechte Umverteilung von Aufgaben
• Mentoring: Förderung einer Kultur der Exzellenz; Bereitstellung von professioneller Entwicklung, Coaching und Konfliktlösung für das Support-Team
• Sonderprojekte: Selbstständige Bearbeitung vertraulicher und sensibler Projekte, einschließlich Budgetplanung, Eventkoordination und funktionsübergreifender Initiativen

WAS DU MITBRINGST

• Erfahrung: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von C-Level-Führungskräften, idealerweise erste Erfahrung in der Leitung oder Betreuung administrativer Mitarbeitender
• Ausbildung: Abgeschlossenes Studium wünschenswert
• Technologiekompetenz: Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365 und Google Workspace, Erfahrung mit Videokonferenz-Tools (z. B. Zoom) sowie Kollaborationstools (z. B. Slack)
• Kommunikation: Englisch auf muttersprachlichem Niveau (schriftlich und mündlich). Französischkenntnisse sind ein Plus in der Zusammenarbeit mit dem Executive Management
• Strategisches Denken: Fähigkeit, über das Tagesgeschäft hinauszublicken und die „großen Zusammenhänge“ der Unternehmensziele zu verstehen
• Leadership: Natürliches Talent, ein Team zu motivieren und zu führen, bei gleichzeitigem „Hands-on“-Ansatz
• Emotionale Intelligenz: Hohe soziale Kompetenz und die Fähigkeit, unterschiedliche Persönlichkeiten zu managen sowie sensible Situationen mit Fingerspitzengefühl zu behandeln
• Diskretion: Höchste Integrität und absolute Vertraulichkeit in allen Belangen
• Resilienz: Fähigkeit, unter Druck in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und sich schnell an wechselnde Prioritäten anzupassen

WAS WIR BIETEN

• Bis zu 32 Urlaubstage, abhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit, beginnend mit 28 Tagen
• Mobiles Arbeiten mit bis zu 20% der vertraglichen Arbeitszeit (abhängig von Stelle und Position)
• 10 Tage pro Jahr mobiles Arbeiten aus dem europäischen Ausland (abhängig von Stelle und Position)
• Sprach- und E-Learning Kurse
• Mitarbeiterrabatt von bis zu 30%
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vergünstigte Mitgliedschaft bei ausgewählten Sport-Plattformen & Fitnessstudios
• Ermäßigte Fahrkarten für den öffentlichen Verkehr
• Zugang zu LinkedIn Learning
• Individuelle Unterstützung für Gesundheit und Wohlbefinden (z. B. Vereinbarkeit von Beruf und Familie)
• Social Day
• Aktienprogramm für Mitarbeitende